Utilisation des salles de réunion

1. Object

La Bibliothèque publique du Grand Sudbury (BPGS) reconnaît que les espaces publics de rencontre sont une resource communautaire importante. Les conditions établies par la présente politique régissent l'utilisation des salles de reunion et des vitrines d'exposition. Cette politique a pour objectif d'assurer l'accès equitable aux espaces publics de rencontre tout en répondant aux besoins opérationnels de la BPGS.

2. Conditions relatives à l'utilisation des salles de réunion

Les activités liées à l'utilisation de la salle de réunion doivent respecter les conditions énoncées dans cette politique, ainsi que le Code de conduite des usagers qui fait partie de la « politique d'utilisation de la bibliothèque ».

Le fait d'accorder l'accès à une sale de reunion ne constitue pas un appui aux croyances ou au point de vue du locataire.

Les salles d reunion ne sont pas disponibles pour :

• les rencontres sociales privées;
• la vente de biens ou de services à but lucrative ou la solicitation de clients d'affaires;
• les événements de candidats politiques ou de partis politiques en période de champagne électorale.

Afin d'assurer l'accès équitable aux ressources de la bibliothèque, la BPGS se reserve le droit de refuser de louer un espace en tenant compte de sa disponibilité, de sa fonctionnalité et de sa fréquence d'utilisation. Notez que la BPGS se réerve aussi le droit d'annuler une location si le groupe dépasse la capacité de la sale, déborde dans les salles communes ou derange les activités ordinaires.

2.1 Réserver une sale de réunion

On peut réserver une salle jusqu'à trois (3) mois avant la date visée.

Une sale de reunion est disponible quinze (15) minutes après l'ouverture de la bibliothèque et les utilisateurs doivent quitter la sale vingt (20) minutes avant la fermeture de la bibliothèque.

Toute réservation de salle exige une entente de location. L'entente de location doit être signée avant d'accéder au local.

La reservation d'une sale doit être demandée par une personne (le « locataire ») qui représente un organisme. Le locataire doit avoir dix-huit (18) ans ou plus pour pouvoir signer l'entente de location. Une fois l'entent signee, le locataire a la responsabilité d'assurer la sécurité de la sale et de l'équipment qu'elle contient et doit s'assurer que la location respecte les conditions de la présente politique et de toute autre politique pertinente de la BPGS.

Une carte de bibliothèque en vigueur de la BPGS est requise pour toute location. la location à une personne qui n'est pas admissible à l'obtention d'une carte de bibliothèque de la BPGS peut être autorisée par la direction de la succursale à sa discretion.

2.2 Installation de la salle

Le locataire a la responsabilité de preparer la sale et da la remettre dans son état initial avant de quitter les lieux.

2.3 Équipement

Là où il est disponible, l'équipement indiqué dans le tableau ci-dessus peut être utilisé. Si le locataire a besoin d'aide pour utiliser l'équipement, il doit en informer le personnel au moment de la réservation.

2.4 Publicité et affichage

La publicité et les affiches fournies par l'organisme ne doivent pas donner l'impression que la BPGS présente ou appuie l'événement en question. Les affiches doivent être de qualité professionnelle et doivent être fournies au personnel lors de la réservation pour les besoins de l'affichage. La BPGS se réserve le droit de refuser les affiches qui ne respectent pas ses politiques.

2.5. Nourriture et breuvages

La consommation de nourriture et de breuvages dans les salles de réunion est permise aux termes de la politique Le respect des droits : utilisation de la bibliothèque et accès à l'information. La direction de la succursale peut à sa discrétion permettre au locataire d'utiliser les services d'un traiteur ou de servir de la nourriture et des breuvages. Toute demande de ce genre doit être faite avant la réservation.

La vente, l'offre ou la consommation d'alcool ne sont pas permises sur les propriétés de la BPGS.

2.6 Frais

Les groupes sans but lucratif peuvent utiliser les salles de réunion gratuitement. Les frais de location pour les organismes à but lucratif sont indiqués dans le tableau ci-dessous.

Les frais s'appliquent à chaque tranche d'une (1) heure. La location de plusieurs tranches horaires est permise et les frais s'appliquent en conséquence.

Le paiement doit être reçu pour confirmer la réservation. On peut payer comptant ou avec une carte de crédit ou de débit.

2.7 Dommages

Le locataire assume la responsabilité des dommages à la propriété de la bibliothèque qui résultent de la location. Le locataire recevra une facture pour les coûts du nettoyage, des réparations ou du remplacement du matériel nécessaires à la remise en état de la salle, sous réserve de l'usure normale.

2.8 Annulation

Un avis de 48 heures est requis pour annuler une réservation.  À défaut d'annuler la réservation 48 heures avant la date prévue de l'événement, les frais de location sont exigibles au complet. Ces frais s'appliquent aussi aux organisme sans but lucratif.

La BPGS se réserve le droit d'annuler une location s'il y a urgence. En ce cas, le plein montant des frais est remboursé.

2.9 Perte du privilège de location

Tout manquement à cette politique ou aux conditions de l'entente de location entraînera la suspension du privilège de location de salle.

La Bibliothèque n'acceptera aucune demande de réservation future si un paiement dû est impayé.

3. Barème de frais

4. Vitrine d'exposition

Les vitrines d'exposition sont disponibles pour l'exposition d'objets, d'artefacts et de pièces de collection qui présentent un intérêt pour la communauté.

Les vitrines ne doivent pas servir à la promotion d'activités ou de services commerciaux ou la présentation de matériel interdit par le Code criminel du Canada. Le personnel de la bibliothèque approuve à sa discrétion les objets à exposer.

Les personnes et les groupes ont la responsabilité d'apporter et de rependre leurs objets à exposer et leur aide peut être demandée pour installer et démonter l'exposition.

Le conseil d'administration de la Bibliothèque n'assume aucune responsabilité pour la perte ou les dommages aux objets exposés.

5. Définitions

Locataire : la personne qui se charge de réserver une salle de réunion et le groupe ou l'organisme que cette personne représente.

Utilisateurs : toutes les personnes qui utilisent les installations ou les ressources de la BPGS, y compris une salle de réunion, qu'elles soient associées au locateur ou non.

Sans but lucratif (organisme) : organisme dont la raison d'être est de poursuivre des buts charitables, éducationnels, culturels, civiques our humanitaires. Ce genre d'organisme impose parfois des frais d'adhésion modestes et son financement provient de dons ou de subventions.

Révisé le 1 juillet 2018